Sinais de que é hora de trocar
Trocar de consultoria dá trabalho, e ninguém faz isso por um chamado mal atendido. A decisão costuma vir quando os mesmos sinais se acumulam por meses:
- Os mesmos chamados voltam. O sintoma é corrigido, a causa continua, e o problema reaparece no fechamento seguinte.
- Ninguém documenta nada. Customizações, TES e parâmetros existem, mas ninguém sabe explicar por quê.
- O conhecimento está em uma pessoa. Quando o consultor de referência sai de férias, o atendimento para.
- A release ficou para trás. A versão expirou ou não atende à exigida para IBS e CBS, sem plano de atualização.
- As respostas são genéricas. O fornecedor não conhece o seu ambiente e cada atendimento recomeça do zero.
- O custo sobe sem entrega visível. As horas aumentam, os relatórios não mostram evolução.
Se dois ou mais desses sinais aparecem ao mesmo tempo, vale ler também os sinais de alerta na governança do ambiente Protheus.
Antes de avisar o fornecedor atual
O erro mais comum é comunicar a rescisão primeiro e organizar depois. A partir do aviso, a boa vontade diminui e o acesso à informação fica mais difícil. Antes de conversar com o fornecedor atual, confirme:
- O contrato: prazo de aviso prévio, multa, cláusula de transição e a quem pertencem os fontes e a documentação produzidos.
- Os acessos: a empresa precisa ter usuário administrador próprio no Protheus, no servidor, no banco de dados e nos repositórios de código, e não depender de credenciais do fornecedor.
- A cópia dos fontes: os arquivos-fonte das customizações (ADVPL e TLPP) precisam estar em posse da empresa, e não apenas compilados no RPO.
- O histórico: exporte o histórico de chamados, as pendências abertas e os projetos em andamento.
Atenção: questões de propriedade intelectual e rescisão dependem do contrato assinado. Envolva o jurídico da empresa antes de formalizar a saída.
O inventário que precisa sair da consultoria atual
É o que separa uma transição tranquila de meses de levantamento reverso. Peça cada item por escrito e confira o que foi entregue.
| O que pedir | Onde costuma estar | Por que importa |
|---|---|---|
| Fontes customizados | Arquivos .prw e .tlpp no repositório do fornecedor | Sem os fontes, não é possível corrigir nem migrar customizações para outra release. |
| Pontos de Entrada em uso | Compilados no RPO | Alteram o comportamento padrão de rotinas críticas. Precisam de lista e finalidade. |
| Dicionário customizado | Tabelas, campos, índices e gatilhos criados no ambiente | Campos e tabelas próprios sustentam relatórios e integrações. |
| Parâmetros alterados | Parâmetros MV_ do ambiente | Definem regras fiscais, financeiras e de estoque. Mudança sem registro gera erro difícil de rastrear. |
| Jobs e agendamentos | Schedule do Protheus e rotinas automáticas | Processos noturnos parados só são percebidos quando o dado falta. |
| Integrações | WebServices, REST, EDI, bancos, e-commerce | Credenciais, endpoints e regras de cada integração precisam ser transferidos. |
| Documentos fiscais | Configuração do TSS, certificados e ambiente de NF-e | Qualquer falha aqui para o faturamento. |
| Histórico e pendências | Ferramenta de chamados do fornecedor | Mostra o que se repete e o que ficou pela metade. |
Plano de transição em cinco etapas
- Diagnóstico e inventário. A nova consultoria levanta o ambiente, confere o que foi entregue e aponta lacunas: fontes ausentes, customizações sem documentação, riscos de release.
- Operação em paralelo. Por um período combinado, as duas consultorias convivem. A nova acompanha os chamados reais e entende o ambiente sem assumir a responsabilidade sozinha.
- Transferência de conhecimento. Sessões com o fornecedor atual e com a equipe interna sobre as rotinas críticas, registradas em documentação que fica com a empresa.
- Virada com critério de aceite. A responsabilidade muda em data combinada, com checklist: acessos transferidos, fontes conferidos, integrações testadas.
- Estabilização. Os primeiros fechamentos depois da virada recebem acompanhamento reforçado, porque é neles que aparece o que ficou fora do inventário.
A duração de cada etapa depende do tamanho do ambiente e da qualidade do que o fornecedor atual entregar. Um ambiente documentado passa rápido pelas duas primeiras. Um ambiente sem documentação exige mais tempo de diagnóstico, e esse tempo compensa.
Quando fazer a virada
A data da virada importa tanto quanto o plano. Evite trocar a responsabilidade:
- na semana de fechamento contábil e fiscal;
- durante uma atualização de release em andamento (veja como atualizar a release com menor risco);
- perto de prazos de obrigações acessórias ou de mudanças fiscais, como as etapas da Reforma Tributária;
- em picos sazonais de faturamento do seu negócio.
O melhor momento costuma ser logo depois de um fechamento concluído, com o próximo ainda distante.
Erros que custam caro na troca
- Cancelar antes do inventário. Depois do aviso, recuperar fontes e documentação fica mais lento e mais caro.
- Depender de acesso do fornecedor. Se o usuário administrador é do fornecedor, a empresa não controla o próprio ambiente.
- Aceitar só o RPO. O RPO é o código compilado. Sem os fontes, as customizações não podem ser alteradas nem migradas.
- Pular a operação em paralelo. A nova consultoria assume sem conhecer o ambiente, e o primeiro fechamento vira teste.
- Trocar o fornecedor e manter o método. Se a nova consultoria também não documenta, o problema volta no próximo contrato.
Como a Erpworks conduz a transição
A Erpworks assume ambientes Protheus em transição com o suporte atual ainda ativo. O trabalho começa pelo diagnóstico do ambiente e pelo inventário, segue com a operação em paralelo e só então assume a responsabilidade, com a documentação registrada e entregue à empresa.
A partir daí, o atendimento entra no ciclo de sustentação: causa raiz dos problemas recorrentes, prevenção mensal e ambiente documentado. Veja como funciona na página de suporte especializado Protheus, ou conheça as frentes de atuação na página de consultoria TOTVS Protheus.
Em resumo
- Não comunique a rescisão antes de ter acessos próprios, os fontes e o inventário do ambiente.
- O inventário inclui fontes, Pontos de Entrada, dicionário, parâmetros MV_, jobs, integrações e TSS.
- A transição segura tem cinco etapas, com operação em paralelo antes da virada.
- Faça a virada logo depois de um fechamento, longe de releases e prazos fiscais.
Próximo passo: Comece pelo inventário: é ele que mostra quanto do seu ambiente está, de fato, em posse da empresa.
Fontes e referências
Perguntas frequentes
Principais dúvidas sobre o tema
Posso trocar de consultoria Protheus no meio do ano?
Sim. O que importa não é o mês, e sim a data da virada: logo depois de um fechamento, longe de atualizações de release e de prazos fiscais. Com operação em paralelo, a troca não precisa esperar o fim do contrato.
De quem são os fontes customizados feitos pela consultoria anterior?
Depende do contrato. Verifique a cláusula de propriedade intelectual e peça a entrega dos arquivos-fonte, e não só do código compilado no RPO. Questões contratuais devem ser validadas com o jurídico da empresa.
Preciso avisar a TOTVS quando troco de consultoria?
O contrato de licença e o suporte oficial da TOTVS não mudam com a troca de consultoria. O que precisa ser revisto são os acessos e quem abre chamados em nome da empresa.
Quanto tempo leva uma transição de consultoria Protheus?
Depende do tamanho do ambiente e do que o fornecedor atual entregar. Ambientes documentados passam rápido pelo diagnóstico. Ambientes sem documentação exigem levantamento reverso antes da virada.
A nova consultoria consegue assumir sem documentação?
Consegue, mas começa por um levantamento reverso do ambiente: fontes, customizações, integrações e parâmetros. Esse diagnóstico leva mais tempo, e é o que evita surpresas no primeiro fechamento.
Nota: este conteúdo tem finalidade informativa. Questões contratuais, tributárias ou jurídicas devem ser validadas com os responsáveis da sua empresa.